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RECURSO PARA CLIENTES

Modelo de privacidad para llamadas grabadas

Texto orientativo para organizaciones que usan APLIUM Voice. Todos los campos marcados deben sustituirse por información real, comprobada y coherente con la configuración aplicada.

Este modelo no garantiza el cumplimiento automático

Debe revisarlo la organización responsable para su actividad, sector, personal, clientes y normativa. No lo publique con campos pendientes.

1
Defina ámbito y finalidades
2
Confirme funciones activas
3
Verifique terceros y ubicaciones
4
Publique plazos y derechos reales

01

Cómo utilizar este modelo

La empresa o entidad que decide por qué y cómo se tratan sus llamadas es normalmente el responsable. APLIUM presta APLIUM Voice y actúa con carácter general como encargado siguiendo las instrucciones contratadas.

  1. Revise la configuración efectiva de cada número y tipo de llamada.
  2. Elimine del texto toda función que no utilice.
  3. Complete cada campo entre corchetes con un dato verificado.
  4. Haga coincidir la página, el aviso de voz, el contrato y los permisos.
  5. Apruebe y feche el texto mediante su proceso jurídico y de privacidad.
No convierta opciones del producto en afirmaciones falsas

Que APLIUM Voice permita grabar, transcribir, analizar, escuchar, descargar o exportar no significa que todas esas funciones estén habilitadas ni que sean lícitas para cualquier finalidad.

02

Lista de verificación previa

  • Responsable: nombre legal, NIF, domicilio, contacto y DPD si procede.
  • Ámbito: números, llamadas entrantes o salientes, horarios y personas afectadas.
  • Funciones: grabación, escucha, transcripción, IA, sentimiento, señales acústicas, descarga y exportación.
  • Finalidades: una descripción concreta para cada uso, sin fórmulas genéricas.
  • Bases: artículo 6, interés legítimo documentado y artículo 9 cuando corresponda.
  • Personas: clientes, empleados, proveedores, menores u otros colectivos.
  • Accesos: perfiles internos, APLIUM, encargados, subencargados y autoridades.
  • Contrato: instrucciones, artículo 28, subencargados, asistencia, devolución y supresión.
  • Ubicaciones: entidad contractual, países y mecanismo de cada transferencia.
  • Conservación: plazos separados para audio, texto, análisis, metadatos, exportaciones y copias.
  • IA: EIPD, clasificación aplicable, revisión humana y política de entrenamiento o reentrenamiento.
  • Personal: información previa y prohibiciones o reglas de uso laboral de los resultados.
  • Derechos: canal operativo, identificación mínima y autoridad de control.

03

Texto orientativo para publicar

Sustituya todos los campos [COMO ESTE]. Añada o retire apartados para reflejar exactamente su tratamiento.

MODELO ADAPTABLE Información de privacidad de nuestras llamadas
Responsable
[NOMBRE LEGAL, NIF Y DOMICILIO]
Contacto de privacidad
[CORREO Y, SI PROCEDE, DATOS DEL DPD]
Versión
[FECHA DE VIGENCIA Y NÚMERO DE VERSIÓN]

1. Qué llamadas están incluidas

Esta información se aplica a [NÚMEROS, ENTRANTES/SALIENTES, HORARIOS Y COLECTIVOS]. No se aplica a [EXCLUSIONES REALES].

2. Qué datos tratamos

Tratamos [AUDIO, NÚMEROS, FECHA, HORA, DURACIÓN, DIRECCIÓN, TRANSCRIPCIÓN, RESULTADOS DE IA, REGISTROS Y OTROS DATOS REALES]. Los datos proceden de las personas participantes, de nuestros usuarios, de los sistemas de telefonía conectados y de los registros de APLIUM Voice.

3. Qué funciones utilizamos

La llamada [SE GRABA / NO SE GRABA]; [SE TRANSCRIBE / NO SE TRANSCRIBE]; y [SE APLICA / NO SE APLICA] análisis automatizado para [RESUMEN, TEMAS, ACCIONES, ENTIDADES U OTRO RESULTADO REAL]. El sentimiento y las señales acústicas [NO SE USAN / SE USAN PARA... CON ESTAS SALVAGUARDAS...]. La escucha, descarga y exportación [NO ESTÁN PERMITIDAS / ESTÁN PERMITIDAS A ESTOS PERFILES...].

Las conversaciones [NO SE USAN / SE USAN] para entrenar o reentrenar modelos propios o de terceros, con esta finalidad y base: [DESCRIBIR O INDICAR PROHIBICIÓN]. Si participan personas trabajadoras, [DESCRIBIR INFORMACIÓN PREVIA Y PROHIBICIONES DE USO LABORAL].

La inferencia de emociones mediante datos biométricos en el trabajo está, con excepciones muy limitadas, prohibida por el Reglamento de IA. No active señales acústicas por el mero hecho de que el producto las ofrezca; determine antes su licitud y clasificación aplicable.

4. Para qué y con qué base

Usamos los datos para [FINALIDAD CONCRETA 1] con base en [ARTÍCULO 6 Y EXPLICACIÓN], y para [FINALIDAD CONCRETA 2] con base en [ARTÍCULO 6 Y EXPLICACIÓN]. Si aparecen categorías especiales, aplicamos [CONDICIÓN DEL ARTÍCULO 9 Y SALVAGUARDAS]. Si usamos interés legítimo, perseguimos [INTERÉS IDENTIFICADO] y puede solicitarse información sobre la ponderación en [CANAL].

5. Resultados automáticos y revisión

Los resultados automáticos pueden contener errores y [DESCRIBIR LA REVISIÓN HUMANA]. [NO ADOPTAMOS DECISIONES EXCLUSIVAMENTE AUTOMATIZADAS / DESCRIBIR LÓGICA, IMPORTANCIA, CONSECUENCIAS Y SALVAGUARDAS].

6. Quién accede y dónde

Pueden acceder [PERFILES INTERNOS, DEPARTAMENTOS, APLIUM Y OTROS ENCARGADOS REALES]. Los datos se tratan en [UBICACIONES VERIFICADAS]. Las transferencias internacionales se amparan en [DESTINATARIO, PAÍS, MECANISMO Y MEDIO PARA OBTENER LAS GARANTÍAS].

7. Cuánto tiempo

Conservamos el audio durante [PLAZO], la transcripción durante [PLAZO], el análisis durante [PLAZO] y los metadatos o evidencias durante [PLAZO O CRITERIO]. Las descargas, exportaciones, sistemas externos y copias de seguridad siguen [PLAZO Y PROCEDIMIENTO VERIFICADOS]. Una conservación por obligación legal o reclamación se limita a [CRITERIO APLICABLE].

8. Sus derechos

Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad cuando proceda y oponerse escribiendo a [CANAL DEL RESPONSABLE]. Podemos pedir [DATOS MÍNIMOS PARA LOCALIZAR LA LLAMADA Y VERIFICAR IDENTIDAD]. También puede reclamar ante [AUTORIDAD DE CONTROL COMPETENTE].

9. Cómo atendemos una oposición durante la llamada

Si una persona se opone a que se grabe la conversación, [PERSONA O EQUIPO RESPONSABLE] aplica esta alternativa real: [CONTINUAR POR CORREO, DEVOLVER LA LLAMADA DESDE UNA LÍNEA SIN GRABACIÓN U OTRA OPCIÓN OPERATIVA]. El personal conoce este procedimiento y registra la solicitud en [CANAL O REGISTRO INTERNO].

04

Modelo breve para el inicio de la llamada

“Le informamos de que [RESPONSABLE] [GRABARÁ / GRABARÁ Y TRANSCRIBIRÁ] esta llamada para [FINALIDAD]. [SI HAY IA O SENTIMIENTO: INDICAR EL ANÁLISIS REAL]. La base es [BASE JURÍDICA]. [SI PROCEDE: PUEDE OPONERSE AL TRATAMIENTO]. Puede consultar destinatarios, plazos y derechos en [URL O CANAL ACCESIBLE].”

El aviso debe reflejar las funciones realmente activas y reproducirse en el momento adecuado. Si la base exige una actuación afirmativa previa, un mensaje meramente informativo no la sustituye. Compruebe también cómo puede continuar la persona por un canal alternativo cuando corresponda.

05

Revisión final antes de publicar

Coherencia

Página, aviso, contrato y configuración describen lo mismo.

Exactitud

No quedan corchetes, alternativas ni terceros sin verificar.

Necesidad

Cada función y plazo responde a una finalidad documentada.

Mantenimiento

Hay responsable, versión y revisión cuando cambie el tratamiento.

Este recurso ayuda a ordenar la información, pero no sustituye asesoramiento jurídico ni una evaluación de riesgos o impacto cuando resulte necesaria.